Subsidie organisatie Bevrijdingsfestival Zeeland (en Straattheater Festival) 2024

Doel

De gemeente Vlissingen zoekt een ervaren en creatieve partij voor de organisatie in 2024 van het Bevrijdingsfestival Zeeland (BFZ) en het Straattheater Festival (STF) in Vlissingen. Voor de organisatie van beide festivals is subsidiebudget beschikbaar.

  • Op 14 locaties verspreid over heel Nederland wordt op 5 mei Bevrijdingsdag gevierd met Bevrijdingsfestivals.
    Het BFZ staat symbool voor vrijheid, verbinding en het herdenken en vieren van onze bevrijding in 1944-1945;
  • Straattheater Festival staat voor creativiteit, jong talent, cultuur.

De gemeente stelt het op prijs dat er een moderne twist aan beide evenementen wordt gegeven, maar wil ook bepaalde tradities behouden. Gelet op de relatief korte tijd die beschikbaar is voor de voorbereiding van de organisatie van de festivals, realiseren wij ons dat we ons ambitieniveau moeten aanpassen. Binnen 4 weken na afloop van het festival verwachten we van de organisatie een evaluatie van het festival.
Geïnteresseerde organisatoren kunnen ervoor kiezen een subsidieaanvraag in te dienen voor beide festivals of voor één van beide. In de volgende alinea's staat beschreven waarmee in dat verband rekening dient te worden gehouden en via welk proces wij tot besluitvorming over de ontvangen aanvragen zullen komen.

Verplichte onderdelen Bevrijdingsfestival

  • Sena- en Liberty Dancestage: de locatie moet bij voorkeur gelijk blijven aan vorig jaar rondom de Machinefabriek, dit vanwege het vergunningenproces;
  • Optreden als verantwoordelijke vergunningaanvrager voor andere podia in de stad zoals Bellamypark, Oude Markt en Kleine Markt (niet financieel verantwoordelijk). Horeca is zelf verantwoordelijk voor financiering en programmering in de binnenstad.

Verplichte onderdelen Straattheater Festival

  • Festival met straattheater, muziek en kleinkunst.

Wenselijke onderdelen

  • Bevrijdingsfestival: Vrijheidsboulevard in samenwerking met de Provincie en gemeente.
    Deze boulevard dient als centrale plek voor diverse activiteiten en stands die in het teken staan van vrijheid. Doel van de Vrijheidsboulevard is om de aandacht voor vrijheid en de bewustwording van de waarde ervan te bevorderen;
  • Activiteiten voor en met jongeren met als thema vrijheid (Bevrijdingsfestival);
  • Invulling (geheel of deels) van de dan leegstaande Machinefabriek;
  • Bevrijdingsfestival: Vrijheidsmaaltijd organiseren (Stichting 4-5 mei).

Eisen en kaders voor subsidieaanvragen

  • Aantoonbare ervaring in het organiseren van (muziek)festivals.
    • Binnen de laatste 3 jaar;
    • Ervaring met programmering van festivals in de laatste 3 jaar;
    • Trackrecord met het aantrekken van nationale en internationale artiesten in de laatste 3 jaar;
    • Ervaring met het programmeren van diverse muziekgenres, cultuur en kleinkunst in de laatste 3 jaar.
  • Aantoonbare ervaring met vergunningsverleningsprocessen.
    • Voorbeelden van succesvolle vergunningsaanvragen in de afgelopen 5 jaar;
    • Geen geschiedenis van aanzienlijke veiligheidsproblemen of overtredingen in de laatste 5 jaar.
  • Aantoonbaar relevant netwerk.
    • Strategieën voor het bevorderen van culturele diversiteit en toegankelijkheid komen terug in planvorming.
  • Vrijwilligersbeleidsplan.
    • Ervaring in het werken met vrijwilligers;
    • Plan van aanpak voor werving, training en erkenning van vrijwilligers per festival.
  • Visie op cultuur.
    • Die visie op het culturele aspect van het Bevrijdingsfestival en Straattheater Festival komt duidelijk terug in de planvorming.
  • Financiële onderbouwing
    • Een gedetailleerde begroting.
      Een overzicht van alle verwachte kosten en inkomsten, inclusief details over uitgaven voor artiesten, logistiek, marketing, veiligheid en overige kosten.
  • Aangeven welke organisatiestructuur gehanteerd wordt.
    • Structuur en rollen: een duidelijke beschrijving van de organisatiestructuur. Inclusief sleutelposities en hun verantwoordelijkheden;
    • Strategieën om de continuïteit en kwaliteit van het festival te waarborgen.
  • Samenwerkingspartners.
    • Stichting 4-5 mei, subsidieverlener: onder andere deelname aan werkgroepen en volgen van bijeenkomsten voor organisatoren. Hanteren huisstijl en communicatielijn;
    • Collectief Bevrijdingsfestivals Nederland: participeren in netwerk;
    • Provincie: subsidieverlener en inhoudelijk partner vrijheidsprogramma;
    • Gemeente: subsidie- en vergunningverlener.
  • Op deze subsidie zijn de bepalingen van de Algemene subsidieverordening Vlissingen 2018 van toepassing, voor zover daarvan in deze informatie niet is afgeweken.

Financiën

  • Bevrijdingsfestival Zeeland.
    Er zijn budgetten gereserveerd voor het Bevrijdingsfestival Zeeland. Deze zijn € 132.500 gemeente, € 60.000 - € 80.000 Provincie en € 66.500 via het Nationaal Comité. De subsidie van de provincie wordt verdeeld over het festivaldeel en het inhoudelijke programma. De hoogte is mede afhankelijk van het ingediende plan;
  • Voor het Festival Onderstroom is ook een subsidie beschikbaar van € 132.500;
  • Andere subsidies en financieringsbronnen zullen moeten worden benaderd;
  • Als u van mening bent dat aanvullende financiering nodig is, dan graag met onderbouwing en specificatie indienen.

Het proces

  • Binnen 14 dagen na verzending van de aankondiging dient u een aanvraag met een plan van aanpak in te leveren;
  • Volledige aanvragen kunnen tot uiterlijk 3 december 2023 worden ingediend;
  • Een aanvraag om subsidie wordt schriftelijk ingediend bij het college, met gebruikmaking van een daarvoor bestemd aanvraagformulier;
  • Verzorgen van een pitch na indiening van het plan;
  • Besluitvorming over de ontvangen subsidieaanvragen;
  • Plan mag ook alleen voor 1 van de 2 festivals zijn.

Afwegingskader in volgorde van weging

Volledige subsidieaanvragen die tijdig zijn ontvangen, worden beoordeeld op basis van de volgende criteria.

  • Organisatorische Capaciteiten en Ervaring.
    • Kwaliteit van eerdere festivals en evenementen;
    • Efficiëntie in logistiek en planning.
  • Programmering en Creativiteit.
    • Diversiteit en originaliteit van voorgestelde/voorgenomen acts;
    • Innovatie in het presenteren van cultuur en kunst.
  • Financiële Duurzaamheid.
    • Realisme en transparantie van de begroting;
    • Strategieën voor financiële stabiliteit en risicobeheer.
  • Inclusiviteit en Gemeenschapsbetrokkenheid.
    • Inspanningen voor divers publiek en lokale betrokkenheid;
    • Samenwerking met lokale gemeenschappen en organisaties.
  • Veiligheid.
    • Effectiviteit van veiligheids- en noodplannen.

Totale Score (maximaal 100 punten)

  • Elke aanvraag wordt beoordeeld op een schaal van 0 tot 100 punten.
    De scores worden toegekend op basis van duidelijk gedefinieerde criteria. Deze transparante aanpak zorgt voor een eerlijke en objectieve beoordeling van alle kandidaten;
  • De aanvraag met de hoogste beoordeling komt voor subsidie in aanmerking;
  • De organisator is zelf verantwoordelijk voor het aanvragen van subsidies en de benodigde vergunningen;
  • Subsidieverlening zal plaatsvinden onder voorwaarde dat de benodigde vergunningen voor de festivals zijn verkregen.

Contact

Voor vragen over de uitvraag of over de aanvraag, kunt u mailen of whatsappbellen met de heer T. Francke van de gemeente Vlissingen. Dit kan van maandag tot en met donderdag tussen 8.30 en 15.00 uur.
De heer Francke is bereikbaar via e-mail tfrancke@vlissingen.nl en telefoonnummer (06) 29 27 40 51.