Buitenlandse (bron) documenten

Het kan zijn dat u betrokken bent bij een gebeurtenis in het buitenland, waarvan een document of een akte wordt opgemaakt. Zoals een geboorte, huwelijk, echtscheiding, overlijden, adoptie, naamswijziging of een erkenning. Dit soort documenten worden ‘brondocumenten’ genoemd.
U moet buitenlandse documenten bij terugkomst inleveren bij de gemeente. Uw gegevens worden dan bijgewerkt in de Basisregistratie Personen (BRP). Vaak moeten in het buitenland opgemaakte documenten worden gelegaliseerd. Dit is een controle op de herkomst en echtheid.

Wat is legalisatie van buitenlandse documenten?

Bij legalisatie van brondocumenten controleert de gemeente of een buitenlands document echt is. Het gaat vooral om officiële documenten, zoals uitspraken van een rechtbank of om akten van huwelijk, echtscheiding, geboorte en overlijden. Wanneer een brondocument wordt gelegaliseerd, heeft er controle plaatsgevonden over de echtheid van het brondocument. In de praktijk is soms een hele reeks van handtekeningen van instanties nodig, die op de hoogte zijn van elkaars bevoegdheid. Dit heet een ‘legalisatieketen’.

Wat is een apostille op een buitenlands document?

Nederland is aangesloten bij het Apostilleverdrag. De aangesloten landen schaffen onderling de legalisatie van buitenlandse documenten af. Legalisatie wordt hierbij vervangen door een eenvoudige formaliteit. Documenten die afkomstig zijn uit één van de verdragslanden, moeten voorzien worden van een apostille. Op de website van de Rijksoverheid kunt u meer lezen over de legalisatie van documenten en apostille.

Moet mijn buitenlandse document vertaald worden?

Buitenlandse documenten moeten na legalisatie of apostille worden vertaald. Dit mag alleen een beëdigd vertaler in Nederland doen. Buitenlandse brondocumenten moeten worden vertaald als ze niet in het Nederlands, Engels, Duits of Frans zijn opgesteld.